secretaria escolar

Estar sob o comando de uma escola não é tarefa fácil. Você quer que tudo saia da melhor maneira possível. Você quer captar novos alunos e manter os que já possui, seguir as diretrizes exigidas pelo MEC, ter um bom material didático que atenda e esteja sempre atualizado, lidar com professores, funcionários, pagamentos e ainda precisa lidar com alunos em sala de aula e com possíveis problemas.

Você precisa acima de tudo atender às expectativas dos pais que confiam a você a responsabilidade de educar seus filhos, o que não é uma tarefa nada fácil. Você ama a educação e acredita em seu poder transformador. Contudo, gerir uma escola exige de você muita dedicação e empenho, chegando, muitas vezes, a sobrecarga.

Para que a sua escola tenha um bom funcionamento e que você não precise “se matar” para dar conta de tudo, existem alguns fatores que você não pode negligenciar. Dentre eles podemos citar uma equipe qualificada e organização máxima em todos os âmbitos da escola. E um dos setores que podem apresentar maior desorganização é secretaria escolar.

A secretaria escolar é o coração da escola, é onde acontece o primeiro contato dos pais com os seus funcionários. E essa relação durará por muito tempo, já que todos os documentos dos alunos ficam à cargo da secretaria. Por isso, se esse ambiente, por acaso, apresentar falhas e desorganização, isso se refletirá em todos os outros núcleos da instituição.

Os funcionários de uma secretaria costumam acumular funções e responsabilidades, é comum que eles se percam em meio a tantos papéis e arquivos. São muitos documentos importantes a serem cuidados e não ficar atento a essa tarefa pode trazer altos riscos para a imagem da escola. A chave para não deixar esse ambiente virar um caos é exatamente saber como organizar a secretaria escolar.

A secretaria escolar merece atenção redobrada. Sendo a porta de entrada, deve refletir a organização e o ideal pedagógico que a escola pretende passar aos pais e alunos.

Continue a leitura e veja as 6 dicas que ajudarão você a descobrir como organizar a secretaria escolar e, assim, manter a ordem na escola.

1. Quanto menos papel melhor

A primeira dica é diminuir a quantidade de papel da secretaria. A tecnologia existe, pode e deve ser usada a nosso favor e em nosso ambiente de trabalho. Você pode arquivar a maior parte dos documentos pessoais dos alunos em um computador e, quando for necessário, imprimi-los.

A organização é imprescindível em todos os momentos, por isso, você deve criar uma pasta de arquivos para cada aluno e para cada funcionário da escola. É importante que os documentos sejam salvos em outros espaços virtuais, como em pendrives, um HD externo, ou em nuvens, a fim de que os arquivos não se percam, caso o computador estrague.

2. Mobília adequada é importante

Ainda que você tenha passado boa parte dos documentos para o computador, muitos papéis ainda precisam estar impressos, pois são manuseados com frequência no dia a dia. Você precisa,então, de móveis adequados para organizá-los.

Gaveteiros, armários e prateleiras são os móveis mais usuais e costumam funcionar muito bem nesses ambientes. Caso você tenha dúvida de quais móveis usar, pergunte aos próprios funcionários de sua secretaria, vocês chegarão a um consenso de qual móvel melhor se adaptará ao espaço e a organização fluirá melhor.

3. Documentos categorizados

Selecione a melhor forma de categorizar os arquivos estudantis. Pode ser por tipo (históricos, boletins, relatórios, estatutos, entre outros), por ordem alfabética ou mesmo data. Você e seus funcionários devem conversar e chegar a um método que melhor se adaptem.

4. Mais cor, por favor

Seguindo ainda a linha da categorização, abuse da cor. Utilize muitos marcadores coloridos para otimizar a busca dos documentos. Use rosa para históricos, azul para matrículas, amarelo para boletins e verde para transferências. Claro que isso é só um exemplo e você pode usar as cores que preferir, o importante é aperfeiçoar o método de busca.

5. Atendimento de primeira

É importantíssimo que os funcionários da secretaria estejam bem treinados e sejam sempre cordiais. Saber como organizar a secretaria escolar passa por saber como atender bem pais e alunos. Como já dito, a secretaria é a porta de entrada da escola e reflete a imagem que a escola quer passar.

Eficiência é importante nesse setor, atender ao telefone o mais rápido possível, não deixar pais aguardando demais, são pequenos detalhes que fazem toda a diferença.

É necessário que os funcionários tenham bom senso e saibam o que podem resolver por conta própria e o que passar à direção. É provável que você esteja atarefado (a) com os encargos pedagógicos ou com aquele material novo que acabou de chegar e deve repassar para os pais e, por isso, necessita de uma equipe bem preparada para lidar com eventuais problemas.

6. Manter o ambiente organizado é essencial

Essa última dica seja talvez a mais importante. De nada adianta aplicar vários métodos de organização e categorização se os funcionários não conseguem mantê-los. É muito mais trabalhoso ter que organizar tudo, toda semana.

A melhor maneira de otimizar a organização é manter-se organizado. É necessário que esse hábito seja construído. E essa construção requer bastante empenho de todos. Atos simples como: tirou algo do lugar, coloque-o de novo quando terminar; se desorganizou, reorganize; se sujou, limpe!

Os funcionários podem usar post-it para se lembrarem de guardar o material quando terminar de usá-lo. A cultura da organização e limpeza é criada aos poucos e é uma tarefa cotidiana. Como diretor (a), você precisa ser um exemplo de organização, só assim poderá cobrar de seus funcionários.

Saber como organizar a secretaria escolar não é tarefa fácil, mas não é também uma missão impossível. Quando se pode contar com uma equipe que esteja engajada em buscar o melhor para a escola, tudo tende a se tornar mais fácil.

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