gestão de cobrança escolar

Nos últimos anos, a inadimplência escolar tem preocupado todos os envolvidos no gerenciamento dessas instituições. O índice, segundo o SIEESP, alcançou em 2014, 13,7% só na cidade de São Paulo e 19% no Brasil, pelos dados do SPC, por isso, as estatísticas para a gestão de cobrança se tornam imprescindíveis.

A desorganização nas finanças pode ocorrer por diversos fatores, sendo que, um caixa com menos dinheiro do que o necessário pode causar prejuízos para a escola e para os alunos, causando até o seu fechamento.

Estamos cientes da crise econômica do país e da vontade dos responsáveis de prover uma educação de qualidade para os seus filhos, mas em casos de inadimplência, temos que agir de forma racional e profissionalizar o departamento responsável pelas cobranças.

É preciso que haja uma estratégia para lidar com imprevistos e com a possibilidade de não receber o mesmo montante todos os meses e que haja um acompanhamento dos casos com recorrência.

Temos que lembrar que para enfrentar com seriedade esse problema, é preciso ter o foco voltado totalmente para a gestão financeira e montar uma equipe apenas para esse trabalho, porque, em posse das informações corretas, é possível tomar decisões efetivas, que atinjam melhores resultados.

A escola, como qualquer outra empresa, precisa de dinheiro em caixa para manter o seu funcionamento e investir em melhorias. Essa fonte de receita, de maneira geral, vem das mensalidades.

As sanções sobre os atrasos só podem ser adotadas após 90 dias, conforme a Lei Federal 9.870/99 e, por esse motivo, as famílias que estão passando por dificuldades, priorizam contas emergenciais e protelam o pagamento.

Para incentivar o comprometimento dos pais com os pagamentos e não ficar apertado no final do mês, elaboramos uma lista com algumas soluções para evitar que sua escola tenha muitos casos de inadimplência.

Tenha uma equipe de cobrança

Recrute alguns funcionários apenas para essa função, que não tenham vínculos emocionais com os alunos e com os pais, e que tenham conhecimentos específicos sobre a legislação vigente.

A cobrança é parte de um acordo que foi descumprido por alguma das partes e que deve ser feita da forma correta, sem constrangimentos, na base do diálogo e da negociação.

Se não existe essa possibilidade para sua escola, pense na possibilidade de contratar empresas de cobrança terceirizadas.

Organize-se

Organize todas as suas movimentações, o que recebe com as mensalidades e os custos fixos, separando por turmas, por exemplo. Com tudo bem estruturado, é fácil ter um histórico financeiro de todas as suas relações no ambiente escolar, seja com os pais ou com os funcionários, que também fazem parte das despesas.

Automatize

A transformação digital está presente em todas as empresas e não poderia ser diferente na escola. Automações são feitas por softwares desenvolvidos especialmente para a gestão de cobrança. Dessa maneira, há uma economia de tempo e os responsáveis podem ser alertados sobre a data de vencimento com antecedência, ou sobre atrasos ocorridos.

O pagamento é feito por boleto ou cartão com segurança e de forma simples. As informações são registradas automaticamente, atualizando o fluxo de caixa em tempo real.

Pode ser feito um planejamento anual por meio dos relatórios recebidos pelo sistema, contando o número X de matrículas que você precisa para manter o funcionamento adequado e possíveis períodos de maior inadimplência.

Facilite a Cobrança

Cada vez mais os pagamentos são feitos por cartões de crédito e débito, assim como em boletos. As máquinas para recebimento estão acessíveis e cobram taxas menores do que as dores de cabeça causadas pela inadimplência.

Os pagamentos podem ser facilitados e parcelados em casos de negociação ou de desconto por pagamento adiantado. Após a aprovação do crédito, não existe a possibilidade de cancelamento.

Ofereça diversas formas de pagamento, para que possam ser escolhidas as mais convenientes, reduzindo problemas burocráticos na hora da cobrança.

Crie descontos de Adimplência

Poder economizar em tempos de crise é muito importante para quem quer manter as contas em dia. O desconto por pagamento adiantado nas mensalidades é uma estratégia bastante utilizada para combater os maus pagadores.

Estabeleça um dia limite para pagamento com desconto, assim os responsáveis podem se programar todos os meses, sem deixar atrasar.

Não é preciso temer os descontos e vê-los como uma diminuição de receita, porém, apenas como uma diminuição na margem de lucro, que garante que o mínimo necessário seja recebido todos os meses.

Crie bônus e prêmios para bons pagadores

Aqueles que fazem os pagamentos em dia podem ser agraciados com descontos e cupons, com o direito de participar de sorteios mensais, poderem comprar materiais e uniformes com preços menores, por exemplo. Esse incentivo proporciona menor inadimplência, já que todos se esforçarão para manter as mensalidades em dia.

Podem também serem criados planos com pontuações para alunos com boas notas e que não faltam com regularidade. Esses pontos podem ser trocados por uma mensalidade ou matrícula no ano seguinte, como um outro bônus estipulado.

Envie lembretes de pagamento

A falta de pagamento nem sempre representa dificuldade financeira ou má-fé. Temos que considerar que o responsável pode ter esquecido e deixado de fazê-la a tempo, por isso, é importante enviar lembretes por SMS ou e-mail para que esse fato não ocorra com tanta frequência.

Adote procedimentos padrão para a gestão de cobrança

É importante ter procedimentos claros quanto à cobrança de mensalidades atrasadas. O ideal é criar um documento que especifique o passo a passo que devem ser seguidos em todas as situações.

Telefonar após o atraso, verificar a causa do não pagamento, negociar nova data de vencimento, formalizar por e-mail o que foi acordado, são medidas que podem ser adotadas por todos de forma padronizada.

Negocie, mas seja claro quanto às consequências

Vale a pena negociar as dívidas, caso o devedor não tenha condições reais de arcar com o valor total. Tenha em mente que é melhor receber uma parte do que não receber nada.

O abatimento faz com que eles se esforcem para pagar o mínimo e os deixa aliviados por quitar seus débitos, no entanto, se a falta do pagamento do acordo ocorrer, deve-se deixar claras as consequências e, caso o montante não seja pago, as providências legais serão tomadas.

Esteja presente

Quando os pais enxergam o valor que é dado à educação de seus filhos pelas melhorias na escola e de como é empregado o dinheiro das mensalidades, eles tendem a priorizar o pagamento.

Engaje esses pais e esteja junto deles para responder a todas as dúvidas e solicitações que tenham. Para isso, podem ser criados grupos de discussão por meio de aplicativos de comunicação escolar, e nas mídias sociais utilizadas por eles.

Adote a gestão de cobrança para o futuro de sua escola

Saber lidar corretamente com a inadimplência faz toda a diferença. É preciso ser firme na hora de cobrar, sem constranger os devedores.

Uma estratégia eficaz na gestão de cobrança pode ampliar as alternativas para os gestores. Se um responsável não pode arcar com a dívida, pode oferecer algum serviço, colaborar com algo na escola, entre outras.

O mais importante é estar sempre atento e não deixar que a falta de pagamento ultrapasse os limites e comprometa a sua escola.

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Comments (2)

  1. Nossa que maravilha de matéria. Fique feliz em obter essas informações preciosas. Vou me inscrever nesse site e aguardar cada postagem com ansiedade. Grata!

    1. Eleva Educação

      Boa tarde Mila,
      Ficamos felizes que a matéria tenha ajudado! Fique de olho o blog porque toda semana estamos com novidades 🙂 Abraços!

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