4 dicas para a escola cobrar mensalidade em atraso sem criar constrangimento

A cumplicidade entre pais e escolas é fundamental para que o processo educacional alcance os resultados desejados. Todavia, em algumas situações, pode haver um conflito de interesses.

Um dos motivos que podem provocar um desgaste é o índice de inadimplência, apesar da ligeira queda nos índices, cobrar mensalidade em atraso é essencial para garantir a sustentabilidade financeira de uma instituição, mas essa é uma tarefa que requer muita sensibilidade.

Neste post, vamos dar dicas práticas que orientam como abordar pais com pagamentos em atraso. Nosso objetivo é ajudá-lo a encontrar uma solução para esse impasse, que satisfaça todos os envolvidos. Continue a leitura e descubra a melhor maneira de agir!

O que você não pode fazer ao cobrar mensalidade em atraso?

Para começarmos com esse manual de orientações, primeiro vamos frisar o que você não deve fazer ao cobrar mensalidades em atraso. Em casos extremos, a lei permite que a escola tome providências administrativas, como se recusar a renovar a matrícula ou ingressar com ações judiciais.

Por outro lado, é muito importante lembrar que o aluno não pode sofrer nenhuma penalidade acadêmica por conta da falta de pagamentos. Em outras palavras, é ilegal impedir o estudante de assistir às aulas e de fazer as provas.

A prática de reter documentos, como o histórico escolar, também é proibida. Visando preservar o estudante, a negociação deve ser conduzida diretamente com a pessoa responsável pelos pagamentos.

Isso sem falar que todas as conversas devem acontecer em um ambiente reservado. A situação financeira de um estudante jamais deve ser exposta publicamente, na frente de quem quer que seja, para preservá-lo de qualquer constrangimento.

Como abordar os pais sem causar constrangimentos?

Agora que você já conheceu quais são os principais equívocos na hora de cobrar mensalidades em atraso, conheça nossas orientações para realizar uma negociação bem-sucedida:

1. Envie lembretes de boletos prestes a vencer ou com alguns dias de atraso

A primeira dica para combater a inadimplência é investir em canais de comunicação eficientes. Assim, é possível enviar lembretes online avisando que o boleto da mensalidade está prestes a vencer ou mesmo que está em atraso. Lembre-se, no entanto, de usar esse recurso com moderação.

Algumas ponderações ao escrever o texto de aviso: adote um tom amigável, especialmente se enviar o comunicado antes da data. Por outro lado, desculpe-se caso o pagamento já tenha sido efetuado.

Essa prática é útil especialmente para os casos nos quais o atraso é decorrente de um simples esquecimento. Com uma agenda atribulada, muitos pais ou responsáveis enfrentam dificuldades para organizar seus compromissos.

Por outro lado, sinalize que, caso a família esteja passando alguma dificuldade, a escola estará sempre com as portas abertas para o diálogo.

2. Convide o responsável para uma reunião

Os lembretes não surtiram efeito e os atrasos se tornaram recorrentes? Tome a iniciativa. Ligue para o responsável, mas não trate do assunto imediatamente. O ideal é convidá-lo para um encontro presencial.

A responsabilidade pela condução da conversa está em suas mãos, por isso, você deve ter em mente que as suas ações serão determinantes para viabilizar uma solução amigável.

Jamais faça ameaças ou eleve o tom, provocando um clima de tensão no ambiente. Uma postura intimidadora pode afugentar quem está do outro lado da mesa e reduzir drasticamente as chances de um acordo.

Você também deve expor claramente a necessidade de quitação dos débitos, explicando em que áreas os recursos financeiros são aplicados e como a inadimplência pode até mesmo resultar na queda da qualidade da educação.

3. Demonstre apoio frente a uma situação adversa

É essencial, no entanto, que você se mostre sensível à situação das famílias que estão enfrentando uma dificuldade, seja ela temporária ou mais complexa, especialmente nos casos em que o vínculo entre aluno e escola vem de longo tempo.

Tenha em mente que, em um cenário marcado pela instabilidade econômica, ninguém está imune a uma situação adversa, que comprometa o planejamento financeiro, como acontece, por exemplo, quando o responsável pela família perde o emprego.

Ademais, para a instituição não é interessante que o desfecho dessa história seja o trancamento da matrícula. Muito além do âmbito financeiro, a escola possui uma importante função social.

Nesse sentido, é essencial que haja uma demonstração de apoio, até mesmo por que a sua intervenção deve oferecer condições para que o pai ou responsável se reabilite financeiramente.

4. Ofereça condições flexíveis para a quitação do débito

Uma das maneiras mais efetivas de demonstrar apoio é flexibilizar as condições de pagamento do valor devido. Ao cobrar mensalidades em atraso, ofereça opções de parcelamento ou desconto sobre juros e multas para pagamento à vista.

Analisando caso a caso, outros benefícios podem ser ajustados, de acordo com a relação que se tem com a família e o histórico prévio de pagamento. Se a inadimplência é causada por uma dificuldade pontual ou extraordinária, dê um voto de confiança aos responsáveis.

Desde que viável do ponto de vista econômico, considere fornecer isenção ou redução parcial da mensalidade por um período limitado para as situações mais complexas, como um estímulo para que o estudante permaneça na escola.

Somente nos casos em que o acordo for desrespeitado e todas as tentativas de conciliação amigável fracassarem, a escola deve tomar uma atitude mais drástica. Nestes casos, vale a consulta a legislação vigente, bem como o respaldo de uma boa assessoria jurídica.

O que fazer para diminuir os índices de inadimplência?

Em um contexto mais amplo, é recomendável adotar medidas de combate à inadimplência. Melhor do que se envolver em um impasse financeiro, é conscientizar os pais sobre a importância de manter os pagamentos em dia.

Algumas medidas simples podem ser tomadas nessa direção: em vez de juros e multas, conceda descontos para os pais que quitarem o boleto até a data do vencimento. A redução pode ser proporcional à antecedência com que o pagamento é realizado.

Também é válido adotar uma postura de total transparência, informando aos pais como o montante arrecadado com as mensalidades é revertido em melhorias para os alunos, detalhando os investimentos em infraestrutura e a constante busca por qualificação da equipe pedagógica.

Como você percebeu, cobrar mensalidade em atraso requer sensibilidade. Se gostou de nossas orientações, assine nossa newsletter para receber notificações sobre a publicação de outros conteúdos!

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