Administração escolar: um guia completo sobre gestão escolar

Administração escolar
17 minutos para ler

A administração escolar consiste em uma série de atividades que têm como objetivo utilizar os recursos da escola de forma otimizada. Dessa forma, o trabalho é fundamental para garantir a oferta de um ensino de qualidade para os estudantes.

Para isso, é imprescindível que o diretor do ambiente educativo saiba como elaborar um bom planejamento estratégico e, ainda, aprenda como utilizar métricas para acompanhar todas as ações referentes aos processos internos e externos.

A fim de ajudá-lo nesse processo, preparamos um guia completo sobre administração escolar, discorrendo sobre sua importância e os principais motivos para investir nesse interessante mecanismo de crescimento. Acompanhe e confira a seguir!

Administração escolar: um guia completo sobre gestão escolar

O que é administração escolar e qual a importância do planejamento estratégico?

Devido às mudanças ocorridas no último século na área educativa e, em consonância com a educação 4.0, as instituições escolares devem se adaptar às novas possibilidades e ferramentas pedagógicas para se manterem competitivas no mercado. Para isso, temos a administração escolar, um importante serviço ligado aos recursos físicos e financeiros.

Esse conceito tem a ver, principalmente, com o controle dos processos internos e externos, definindo metas e objetivos que ajudam no relacionamento dos agentes educativos, na otimização do tempo e na melhoria da parceira entre os indivíduos envolvidos no processo de aprendizagem.

A partir disso, o diretor da escola deve elencar as principais necessidades e particularidades de cada setor, com o objetivo de promover bons resultados no que diz respeito ao desenvolvimento das atividades.

Nesse ponto, torna-se fundamental elaborar um planejamento estratégico a fim de adotar soluções eficazes para resolver os problemas e demais situações que ocorrem no ambiente escolar. Com isso, é possível gerir, planejar e executar ações voltadas para o alcance das metas traçadas.

Além disso, o diretor pode utilizar o planejamento como uma ferramenta que permita conhecer a realidade estudantil de forma mais aprofundada, sendo necessário realizar um diagnóstico detalhado sobre tudo o que ocorre no espaço de ensino. Isso possibilita que se priorize as mudanças mais urgentes, considerando as atividades realizadas pelos agentes escolares.

No entanto, antes de elaborar as estratégias, é preciso analisar o contexto e as condições reais da escola. O planejamento deve ser algo possível de se realizar, viabilizando soluções para as mais diversas situações problemáticas, sobretudo por meio de técnicas para o acompanhamento de métricas.

Quais motivos justificam a elaboração de um Planejamento Estratégico na Gestão Escolar?

Um dos principais motivos de inserir o planejamento estratégico na gestão escolar deve-se ao fato da necessidade de controlar os problemas assim que forem detectados. O diretor da escola precisa, no primeiro momento, levantar informações e dados que sejam relevantes para compreender a realidade de como os processos se desenvolvem no ambiente educativo.

Por exemplo, é possível analisar as causas da evasão escolar, da inadimplência e, também, do nível de desempenho dos alunos. Feito isso, pode-se elencar alternativas e propostas de melhoria que tenham como objetivo evitar resultados abaixo do esperado para o ano letivo. Por meio da ação, a gestão consegue implementar um planejamento escolar que permita uma boa operacionalização do sistema de ensino como um todo.

Existem, no entanto, diversos outros motivos que justificam a elaboração do planejamento estratégico. Eles contribuem, principalmente, para garantir os melhores resultados na gestão escolar. Continue acompanhando e confira quais são os benefícios dessa ação para os processos internos e externos da escola.

Delimitação de metas

O primeiro motivo que deve ser considerado pelo diretor escolar é a definição dos objetivos pretendidos, estruturando e direcionando as ações a serem tomadas. Isso evita o desperdício dos recursos e, também, o retrabalho, facilitando o controle efetivo das atividades e suas avaliações.

A maior meta, no entanto, deve refletir no dia a dia da sala de aula. Para isso, pode-se oferecer um ensino voltado para a autonomia, focando diretamente na prática pedagógica e no desenvolvimento dos estudantes. O esforço deve servir, de forma geral, para conhecer as dificuldades e maiores potencialidades que ocorrem no ambiente escolar, tornando possível corrigir falhas e melhorar os processos.

Otimização do processo de ensino-aprendizagem

Outro ponto de interesse de toda a comunidade escolar é tornar o processo de ensino e aprendizagem cada vez mais otimizado. Isso é possível por meio da integração e organização dos dados estudantis, agilizando as atividades e economizando tempo de forma inteligente. Como consequência, ocorre o dinamismo das informações pedagógicas, uma vez que a gestão promove praticidade nas operações.

Com isso, evita-se também o retrabalho e a queda dos índices de desempenho, o que pode ser um ganho imenso para a escola que deseja ver seus recursos sendo empregados de maneira inteligente e eficaz, sem resultar em desperdícios ou prejuízos financeiros.

Identificação e correção de disfunções

O planejamento estratégico permite que o diretor esteja a par sobre tudo o que ocorre dentro do ambiente de aprendizagem. Nesse sentido, é possível identificar e corrigir as disfunções relacionadas à prática pedagógica oferecida pela escola. Isso possibilita verificar diversos tipos de questões referentes à gestão escolar, tanto burocráticas quanto as de demanda curricular.

Esse fator oferece inúmeras vantagens. Afinal, a administração escolar pode, ao identificar os problemas, elaborar ações preventivas ou, até mesmo, com o objetivo de buscar as soluções mais adequadas para cada caso.

Melhoria na relação com os alunos e responsáveis

O relacionamento com os alunos e seus responsáveis torna-se muito mais produtivo e eficaz, uma vez que seguindo a elaboração do planejamento, a escola consegue definir padrões de trabalho e de conduta profissional mais alinhadas aos seus objetivos. Com isso, deve-se sempre considerar as opiniões da comunidade escolar, por meio de reuniões e feedbacks.

Assim, é fundamental que o diretor estruture muito bem os processos internos, de forma organizada e inteligente, prestando assistência total e facilitando as interações entre os diversos agentes envolvidos no processo de aprendizagem.

Ampliação da retenção e captação

Um dos aspectos mais imprescindíveis para o sucesso de uma escola é voltado para as questões de retenção e captação de alunos. É preciso ter um controle cuidadoso em relação a esse ponto, uma vez que ele diz respeito à satisfação docente e, também, sobre ao aprendizado em sala de aula.

Esse fator também abrange as dificuldades da escola em manter os estudantes matriculados, considerando a ocorrência do absenteísmo ou da evasão escolar. Para isso, deve-se desenvolver meios eficazes para captar alunos e disponibilizar toda a estrutura, a fim de que consigam finalizar os estudos durante todo o ano letivo tranquilamente.

Quais os principais passos para a elaboração de um Planejamento?

Para iniciar um planejamento estratégico que atenda às demandas da instituição escolar, é fundamental traçar, primeiramente, quais são as necessidades mais prioritárias. Após isso, deve-se buscar por soluções viáveis e que estejam ligadas aos fatores geradores dos problemas. Por fim, o diretor deve estabelecer prazos e etapas com o objetivo de auxiliar a escola na resolução do caso.

Existem alguns passos para a implantação eficiente de um plano de ação — quesito que exige a necessidade de investimento. Dessa maneira, evita-se a perda ou a má administração dos recursos financeiros, focando no alcance de resultados positivos e significativos para a comunidade de ensino.

De forma geral, fica a cargo da gestão coordenar todas as etapas do planejamento estratégico, impedindo falhas e erros que possam prejudicar a escola. Portanto, confira a seguir os principais passos que devem ser tomados no momento de elaborar o plano de ação.

Realize um diagnóstico institucional

Primeiramente, realize um diagnóstico completo da situação institucional do ambiente escolar, por meio de questionários, entrevistas, entre outros, para que seja possível fazer um levantamento completo das atividades. Isso possibilitará compreender melhor o cenário em que a escola está inserida, entendendo quais são as principais necessidades e demandas da comunidade envolvida.

Dessa forma, o diretor poderá elencar um ponto de partida para começar a elaboração do planejamento estratégico. Isso facilita o entendimento de como investir os recursos e quais setores devem receber maior atenção por parte da gestão escolar.

Envolva todos os processos na elaboração

Após o diagnóstico, é preciso priorizar todos os processos internos e externos relativos às atribuições de cada setor, desde o operacional até o acadêmico. Nesse momento, deve-se definir os objetivos e as metas que se quer alcançar, descrevendo detalhadamente todas as ações que devem ser adotadas para atingir bons resultados.

Desse modo, considere todas as áreas da gestão, como a administrativa, financeira, pedagógica etc., na elaboração do planejamento. Todos os setores devem receber investimentos, uma vez que isso reflete diretamente no aprimoramento dos serviços prestados e na qualidade do ensino ofertado.

Melhore a comunicação da equipe

Para que o plano de ação possa funcionar de maneira eficiente, é fundamental que o diretor escolar engaje, também, os trabalhadores da equipe. É preciso manter uma comunicação mais transparente com os colaboradores, compreendendo as necessidades de cada pessoa envolvida e promovendo a melhoria contínua no processo relacional da escola.

Portanto, pode-se propor reuniões mensais ou quinzenais que tenham como intuito discutir a elaboração do planejamento e suas principais metas. É importante, inclusive, saber como acolher as críticas e fazer os ajustes necessários, entendendo que a satisfação de toda a comunidade está em jogo.

Compreenda a realidade da escola

A tarefa de compreender tudo o que diz respeito ao contexto estudantil não é uma ação simples de ser realizada. Aqui, deve-se retornar ao diagnóstico inicial a fim de ter uma visão ampla da situação em que a escola se encontra, compreendendo quais são as demandas e como elas podem ser solucionadas.

Nesse sentido, o diretor deve buscar a origem dos problemas elencados, considerando todos os aspectos sociais e culturais da comunidade. Isso pode ser feito por meio de estatísticas que demonstram uma percepção mais aprofundada da realidade. Com isso, promove-se a melhoria dos processos e da rotina de trabalho, além do aperfeiçoamento da prática pedagógica.

Identifique pontos de melhoria

Caso o diretor perceba insatisfações ou queixas nas informações levantadas, é preciso priorizar os pontos mais citados para aplicar ações corretivas. Pode-se, por exemplo, buscar por inovações no ensino, atendendo às diferentes demandas e viabilizando o crescimento da instituição escolar.

Após isso, a gestão deve direcionar esforços para transformar o cenário, tendo como foco atingir melhores resultados e o aumento dos índices de desempenho estudantis. Lembre-se apenas de considerar o contexto no qual a escola está inserida, levando em conta a realidade social e cultural da comunidade e como é possível atendê-la da melhor forma.

Elabore uma gestão participativa

Uma gestão participativa considera todos os agentes e indivíduos envolvidos no processo educativo, ou seja, pais, estudantes, professores, colaboradores, entre outros. Todos devem ser ouvidos, apresentando seus pontos de vistas, sugestões, reclamações, entre outras questões pertinentes ao cotidiano escolar.

Assim, torna-se possível criar um espaço propício para compartilhar informações, tirar dúvidas, divulgar dados referentes à qualidade do ensino etc. O diretor também pode aproveitar para prestar as contas de forma transparente, compreendendo se os investimentos são coerentes com as necessidades e demais ações de melhoria observados no diagnóstico institucional.

Qual a importância de se utilizar métricas para acompanhamento da administração escolar?

É fundamental estabelecer métricas para o controle e monitoramento das ações previstas pela administração escolar, assim como mensurar os resultados referentes a cada uma das métricas. Desse modo, é possível realizar um melhor gerenciamento dos dados e das informações levantadas, entendendo como planejar melhor as atividades e os investimentos.

Nesse sentido, a escola tem a chance de oferecer um ensino voltado para a excelência, capacitando os estudantes a terem um melhor aproveitamento nos estudos. Pode-se avaliar, por exemplo, os índices referentes ao pagamento das mensalidades, a taxa de evasão escolar, as ações de inovação e, ainda, monitorar os recursos financeiros e o fluxo de caixa.

Quando os dados são medidos por um determinado período, é possível ter uma ideia mais clara sobre o que deve ser feito de forma concreta, a fim de corrigir falhas e problemas. Devido à rapidez das mudanças e ao desenvolvimento dos resultados planejados, é fundamental que o planejamento passe por constantes revisões.

Desse modo, o diretor escolar deve voltar a sua atenção para a melhoria do processo de ensino e aprendizagem. Isso porque é dever da escola atender às expectativas e principais demandas dos alunos e seus responsáveis. Entretanto, nesse ponto deve-se considerar, também, os professores, funcionários e a comunidade.

Por exemplo, caso ele perceba que a capacitação dos educadores não tem apresentado os efeitos e resultados desejados, talvez seja o momento ideal para oferecer um programa de reciclagem para o corpo docente. O diretor, nesse sentido, deve utilizar as métricas para acompanhar todos os setores da escola, compreendendo os pontos de melhoria e modos de direcionar o trabalho para atender às necessidades referentes à prática pedagógica.

Benefícios

A fim de obter o máximo de benefícios das métricas, é preciso mantê-las simplificadas. Afinal, é essencial que os colaboradores escolares tenham acesso aos números, como eles podem influenciar positivamente o cotidiano da escola e o que esperar deles.

Sabendo disso, as métricas promovem uma melhor condução das estratégias, direcionam o foco para os processos internos dos setores, ajudam na tomada de decisões, melhoram o desempenho de cada área e, ainda, auxiliam na evolução da instituição escolar.

Quais as métricas mais comuns a serem utilizadas na Administração Escolar?

Como já citamos, utilizar indicadores na administração escolar é um passo fundamental para aprimorar a gestão financeira, criando estratégias com o objetivo de aperfeiçoar o desempenho. Portanto, deve-se defini-las e acompanhá-las de maneira contínua.

Isso porque a educação passa por uma série de transformações no Brasil e no mundo, fazendo com que as escolas tenham que se preocupar com uma abordagem mais competitiva. E para obter destaque no mercado, é necessário priorizar as métricas a fim de acompanhar os resultados e saber como investir nas ferramentas adequadas.

Para isso, separamos a seguir as principais métricas voltadas para as instituições escolares. Pretende-se, com isso, engajar os diretores e a gestão na consideração do uso de indicadores no ambiente de ensino.

Retenção

A sua escola tem um plano eficaz para reter alunos? Se não, é fundamental contar com esse tipo de métrica, pois ela demonstra os números relativos às taxas de rematrícula e, também, de evasão escolar.

Dessa maneira, a retenção é responsável por mensurar o grau de lealdade dos alunos e seus pais. Isso pode ser melhor representado quando se pensa no grau de satisfação do serviço oferecido pela escola. A partir daí, é possível identificar se o ambiente de ensino consegue propagar seus valores e objetivos para a comunidade como um todo.

Taxa de conversão do funil

Entender como funciona o comportamento das pessoas diante das inovações tecnológicas é um passo fundamental para a captação de alunos. Isso porque é possível, com o funil, aumentar as oportunidades tanto de leads quanto de matrículas. Com isso, adquire-se credibilidade diante do mercado, colaborando, inclusive, para a melhoria do relacionamento com os potenciais estudantes.

O funil é dividido em algumas etapas, como: atração de visitantes, conversão em leads, matrícula, análise de resultados e retenção dos alunos matriculados. Cada uma das fases representa um estágio, que pode ou não interferir na tomada de decisão do público-alvo que a escola deseja alcançar.

Desempenho acadêmico

Outra métrica fundamental é a referente ao desempenho dos alunos. De forma geral, ela mensura quais são as médias nas avaliações e também faz uma comparação entre as diferentes classes de uma mesma série curricular. Com isso, é possível obter níveis de evolução ou involução, quando relacionadas aos anos letivos anteriores.

Esse processo é essencial para entender de que forma o diretor deve investir na capacitação de professores ou, ainda, se é necessário realizar modificações no plano de ensino com o objetivo de aperfeiçoar o desempenho geral da escola.

Satisfação dos alunos e responsáveis

Um dos pontos mais importantes é entender se os alunos e os pais estão satisfeitos com os serviços da escola. A métrica, nesse sentido, ajuda o diretor a compreender se os resultados têm sido satisfatórios ou se é necessário realizar algum ajuste.

Além disso, é preciso mapear diversos aspectos relacionados com o atendimento ao público escolar. Com o levantamento das informações, é possível alinhar as ações de acordo com as expectativas da comunidade, promovendo resultados efetivos na previsão do comportamento dos indivíduos.

Retorno sobre investimento

Mais conhecido como ROI, o Retorno sobre investimento é um indicador imprescindível para avaliar qual tem sido o lucro sobre os investimentos em todos os setores administrativos da instituição escolar. Ele pode ser utilizado, por exemplo, para realizar uma campanha de marketing voltada para a atração e captação de novos estudantes.

Seu valor pode ser encontrado da seguinte forma: subtraindo o valor do ganho obtido do valor do investimento inicial e dividindo o resultado novamente, de acordo com o investimento. Essa métrica consiste em uma ferramenta fundamental para acompanhar os resultados, tendo como foco os aspectos e as áreas de maior necessidade da gestão.

Taxa de inadimplência

A inadimplência é um problema que acomete diversas escolas. Ela consiste em um dos maiores prejuízos para a gestão de ensino, devido ao fato de que o fluxo de caixa pode sofrer quedas referentes a seus investimentos e, sobretudo, no pagamento de contas e despesas escolares.

Entretanto, mesmo que seja desagradável, é preciso mensurar essa taxa. Nesses casos, a gestão, por lei, pode aplicar a cobrança de até 2% de multa em cada mensalidade em atraso, contando também com a correção monetária, que não pode ser maior do que 12% ao ano.

As métricas podem ser extremamente úteis para identificar se os pais dos estudantes estão ou não arcando com o compromisso financeiro. Assim, a gestão pode se organizar no sentido de realizar as cobranças, porém sem afetar o desenvolvimento do ano letivo para o aluno devedor.

Percebe-se que o papel da administração escolar é fundamental para a melhoria dos processos internos e externos dos setores. Nesse sentido, o diretor ou o dono da escola deve tomar ações e medidas que sejam aplicáveis à realidade e, também, que estejam de acordo com as necessidades levantadas no diagnóstico institucional. Com isso, torna-se possível oferecer um ensino que tenha como maior meta a excelência!

Gostou do nosso guia sobre administração escolar? Aproveite a visita para entender o que é a gestão escolar e de que forma ela pode otimizar os processos da sua escola!

Administração escolar: um guia completo sobre gestão escolar
Administração escolar: um guia completo sobre gestão escolar