Como fazer o fluxo de caixa da sua escola?

Como fazer o fluxo de caixa da sua escola?
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Quando se trata da direção escolar, uma das questões mais delicadas é a administração financeira. Afinal, manter a saúde das suas finanças é tão relevante quanto desenvolver ações que melhorem o desempenho dos alunos. Diante disso, o fluxo de caixa é uma importante ferramenta para equilibrar o dinheiro que entra e sai da instituição de ensino.

A partir desse recurso, o diretor de ensino tem uma visão aprofundada das finanças da escola, o que é fundamental para conseguir arcar com todos os custos atuais, e também para planejar-se para realizar novos investimentos.

Acompanhe, a seguir, o que é fluxo de caixa, as suas vantagens e quais são as melhores práticas para o ambiente de ensino. Confira!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é definido como o registro de todos os valores que entram e saem do caixa dentro de um determinado período de tempo. Por meio dessa ferramenta, pode-se verificar se os valores a ser recebidos são maiores do que os valores que devem ser pagos.

Quando as entradas em dinheiro são menores do que as saídas, o fluxo de caixa permite que você tome iniciativas rapidamente, antes que a situação sai fora do controle e acarrete prejuízos.

Entre as maiores vantagens em fazer o controle do fluxo de caixa está o fato de ajudar no processo de tomada de decisões. Isso porque ele fornece informações que auxiliam o diretor escolar a entender quais são os momentos mais indicados para fazer investimentos maiores ou alterar as regras e políticas de descontos para alunos.

Além disso, em época de instabilidade econômica, o monitoramento do seu fluxo de caixa é imprescindível para lidar melhor com possíveis cancelamentos de matrícula e inadimplências.

Estar a par das finanças da instituição de ensino dá uma visão ampla das suas atividades, o que o ajuda a entender quais são os setores que demandam mais recursos e, assim, desenvolver estratégias para poupar dinheiro.

Quais são os passos para fazer um controle de caixa eficiente?

Para aproveitar todos os benefícios do fluxo de caixa, é necessário aplicá-lo corretamente, o que exige seguir uma série de passos que garantem maior controle sobre o seu dinheiro. Veja quais são as práticas indispensáveis para a manutenção da saúde financeira da sua escola.

1. Registre todas as entradas e saídas do caixa

Antes de qualquer coisa, para fazer um registro adequado, é crucial anotar toda e qualquer transação financeira que acontece no caixa da escola. O ideal é que esse processo seja efetuado no exato momento em que a ação acontece, anotando os valores e data em que entraram ou saíram.

Sem falar que os dados devem ser anotados com clareza para que sejam facilmente assimilados pelos responsáveis pela administração financeira da escola. Qualquer confusão com os números pode gerar transtornos, como contas creditadas com valores errados, de modo a afetar o seu orçamento mensal.

2. Classifique os gastos e recebimentos

Classificar os gastos e recebimentos agrega facilidade para organizar todos os valores que fazem parte do fluxo de caixa.

Para tanto, indica-se separar as informações por categorias. Algumas das categorias mais comuns são:

  • recebimentos a prazo;
  • recebimentos à vista;
  • custos fixos;
  • salários;
  • material didático;
  • custos variáveis (despesas extras).

Com base nessa divisão, a escola deve se preparar para cumprir com os seus compromissos financeiros, podendo elencá-los por ordem de prioridade.

3. Estabeleça um controle financeiro periódico

De nada adianta se propor a fazer um controle financeiro se ele não for usado com disciplina. Portanto, é substancial determinar uma periodicidade para efetuar o controle financeiro do caixa.

Nesse sentido, recomenda-se que os períodos de conferência não estejam distantes um do outro. Geralmente, a frequência mais utilizada é semanal ou mensal, o que evita o acúmulo de informações.

Também se recomenda que, além do período estipulado, ao final do de todos os dias, seja feita com verificação simples das transações feitas na data em vigência.

4. Crie planejamentos financeiros

Mais do que o controle financeiro, a escola também precisa criar um planejamento para manter o controle durante o período intermediário das conferências.

Com essa iniciativa, ao fim de cada conferência, você pode comparar o desempenho do caixa nos últimos meses e analisar se os objetivos previstos para o setor de finanças foram atingidos ou não.

Em seguida, o diretor escolar tem condições de avaliar os aspectos positivos e negativos do período, podendo adotar estratégias que ajudem a melhorar os resultados das práticas atuais e compreender a verdadeiro cenário financeiro em que a instituição de ensino está.

Fazendo a construção de planejamentos em longo prazo, como de 12 meses, entende-se a sazonalidade do mercado educacional — fator indispensável para saber quais são os melhores momentos para investir, poupar ou fazer campanhas de marketing, por exemplo.

5. Utilize uma plataforma de educação

Com uma plataforma de educação completa, como a que é oferecida pela Eleva, a escola tem acesso a uma série de benefícios que ajudam a impulsionar os seus resultados.

A plataforma entende os desafios de gerir uma instituição de ensino, trazendo ferramentas, práticas e o auxílio de consultores para os seus parceiros. Com isso, você pode se aprofundar nos temas financeiros, compreender a realidade da sua escola e adotar as medidas de gerenciamento que estejam de acordo com os seus objetivos.

O fornecimento de tecnologias específicas para finanças, como softwares de controle financeiro, é um grande aliado para automatizar planilhas. Outras vantagens oferecidas são:

  • praticidade para o registro de informações;
  • ausência da necessidade de realizar cálculos manuais, o que reduz as chances de erros;
  • registro dos dados em um único local, impedindo a perda de informações importantes;
  • facilidade para analisar os dados após a conferência do fluxo de caixa.

Aplicar um bom fluxo de caixa é indispensável para aumentar a segurança financeira da sua escola, haja vista que a ferramenta gera informações que são fundamentais para ditar as decisões a serem tomadas não só para manter as contas em dia, mas também para trabalhar com folga no orçamento.

Quer colocar ordem nas suas finanças? Aprenda agora mesmo como fazer uma gestão financeira de forma eficiente!

Como fazer o fluxo de caixa da sua escola?