6 dicas de como organizar a secretaria escolar

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Estar sob o comando de uma escola exige constante empenho e dedicação. É preciso acompanhar os processos de captação e retenção dos alunos, seguir as diretrizes exigidas pelo MEC, ter um material didático atualizado e de qualidade, além de lidar com professores, funcionários e outras questões administrativas, pedagógicas e financeiras.

Para atender a todas essas expectativas com sucesso, é essencial que você tenha ao seu lado uma equipe capacitada e comprometida — principalmente quando o trabalho envolve a rotina da secretaria escolar.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais sobre o funcionamento desse departamento e conferir dicas valiosas para mantê-lo sempre em ordem. Se interessou? Então, continue a leitura!

6 dicas de como organizar a secretaria escolar

Quais são as atribuições e os desafios da rotina de uma secretaria escolar?

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que a secretaria é a porta de entrada da sua escola, o cartão de visita. Por isso, deve refletir ao seu público características como organização, atendimento de qualidade e o ideal pedagógico da instituição de ensino.

Afinal, é ali que acontece o primeiro contato dos pais com os seus funcionários. E, uma vez realizada a matrícula, certamente essa relação vai ser estreitada, já que toda a documentação dos alunos fica sob responsabilidade da secretaria escolar.

Também é nesse departamento que se concentram informações relativas ao dia a dia da escola, como:

  • relação de turmas;
  • lista de alunos matriculados nas diferentes séries;
  • grade horária de cada classe;
  • quadro de professores — com seus respectivos horários e disciplinas;
  • calendário letivo — com dias de aula, festas, eventos, férias e feriados;
  • provas, simulados e outras atividades que devem ser distribuídas ou arquivadas.

Com tantas tarefas, não é raro que os profissionais desse setor acumulem diversas funções e responsabilidades. Vale citar ainda que, por vezes, eles atuam em determinadas frentes sem receber um treinamento adequado.

Essa sobrecarga acaba refletindo na desorganização do departamento e em um mau gerenciamento de documentos e arquivos importantes. Com o tempo, tal postura prejudica não somente a imagem da escola, mas também o bom andamento dos demais núcleos — da sala de aula à direção.

Para lidar com essa situação é imprescindível que haja organização. Nos tópicos seguintes, você vai descobrir como atuar de maneira eficaz e garantir que nenhum aspecto administrativo seja negligenciado no processo.

Como organizar a secretaria da escola com sucesso?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre como funciona a secretaria escolar e a importância de mantê-la sempre em ordem, passaremos às dicas que vão ajudá-lo a garantir essa organização. Vamos lá?

1. Mantenha os documentos categorizados

Os documentos da secretaria escolar devem ficar devidamente arquivados e precisam ser identificados e localizados com facilidade. Para isso, é essencial que a escola estabeleça um método de classificação eficiente e que possa ser facilmente aprendido pelos funcionários.

Aqui, sugerimos três formas diferentes de categorização:

  • por tipo de documento (históricos, boletins, relatórios, estatutos, entre outros);
  • por ordem alfabética;
  • por data.

Esses grupos podem incluir, ainda, outras subcategorias que facilitem ainda mais o processo. O importante é que todos consigam se adaptar à forma de organização escolhida.

2. Não tenha medo de usar as cores

Seguindo o pensamento sobre categorização que trouxemos na primeira dica, a nossa segunda sugestão é: utilize cores. É isso mesmo, cores! Depois de criar uma metodologia de organização, por meio dessa técnica altamente visual, você poderá encontrar o que busca com mais facilidade.

Ao usar pastas em tonalidades diferenciadas ou marcadores coloridos, por exemplo, você terá uma excelente forma de otimizar a pesquisa de documentos e informações dentro de seus arquivos. Basta escolher um matiz para cada categoria e aperfeiçoar os seus métodos de localização e organização. Vale a pena testar!

3. Aposte em uma mobília adequada

Uma vez que você já estabeleceu uma forma eficiente de categorizar os documentos, é hora de pensar onde eles serão guardados. O local precisa ser prático para o armazenamento e deve possibilitar um fácil acesso quando necessário.

Hoje em dia, é possível encontrar diversas opções de armários, prateleiras e gaveteiros. Por isso, para fazer uma boa escolha, é preciso ter em mente o espaço disponível, o tamanho dos móveis necessários e, principalmente, a sua funcionalidade. Caso você tenha dúvidas, uma boa sugestão é perguntar aos seus funcionários qual tipo de móvel seria mais útil à rotina da escola.

Por falar em mobiliário, não se esqueça de incluir no orçamento escrivaninhas ou mesas e cadeiras anatomicamente adequadas ao trabalho dos profissionais da secretaria escolar. Dessa forma, você garante o bem-estar dos seus colaboradores e ajuda a prevenir possíveis doenças ocupacionais.

4. Tenha sempre um atendimento de primeira

Documentos devidamente organizados e mobília no lugar, é hora de dar uma atenção especial à qualidade do atendimento prestado pela secretaria escolar — seja ele telefônico ou presencial. Como já apontamos no início deste artigo, esse núcleo será responsável pelo primeiro contato da instituição com pais e alunos e, por isso, deve transmitir uma boa imagem desde o início.

Para que isso aconteça, os funcionários devem receber um treinamento adequado por parte da escola. Além de compreenderem como receber a todos de forma cordial e prestativa, eles devem conhecer a fundo o perfil da instituição para atuar de maneira alinhada com os seus princípios.

Outras características indispensáveis são a eficiência e a proatividade. Nesse aspecto, atitudes como atender ao telefone o mais rápido possível ou não deixar os pais aguardando por muito tempo são detalhes que fazem toda a diferença. Além disso, é necessário que os funcionários tenham bom senso e saibam o que podem resolver por conta própria e o que devem passar à direção.

Por isso, invista sempre na capacitação dos seus colaboradores. Um grande trunfo consiste em uma equipe bem preparada para lidar com eventuais problemas de forma adequada.

5. Priorize a organização do ambiente de trabalho

Tão importante quanto investir nos métodos que apresentamos nos tópicos acima é a capacidade de mantê-los ao longo do tempo, mesmo em meio à correria do dia a dia. Para isso não tem segredo: é preciso transformar a organização do espaço em um hábito!

Nós sabemos que não é algo fácil para muitas pessoas e, por essa razão, requer bastante empenho. Uma tática interessante é recorrer ao uso de post-its que lembrem aos funcionários algumas ações simples, como: tirou algo do lugar, guarde após terminar de usar; se desorganizou, reorganize; se sujou, limpe!

Tenha em mente que o estabelecimento de uma cultura de organização e limpeza é uma tarefa cotidiana, que deve ser construída aos poucos. Por isso, é fundamental que o diretor atue como um exemplo, inspirando e encorajando os seus funcionários a seguirem os seus passos.

6. Invista na digitalização dos arquivos

Todos os dias, novas ferramentas tecnológicas surgem para facilitar a nossa rotina. E, no ramo da educação, elas podem — e devem — ser utilizadas! Nesse aspecto, a tecnologia transforma não apenas a forma de ensinar e transmitir conteúdos, mas também a maneira como os documentos escolares são armazenados e os processos administrativos são conduzidos.

Ao migrar os arquivos pessoais dos alunos para o formato digital, a secretaria pode diminuir consideravelmente o volume de papel consumido, imprimindo somente aquilo que for realmente necessário.

Para isso, é possível a escola investir em um sistema de rede ou de armazenamento em nuvem. No mais, a cautela de criar backups e salvar arquivos de segurança em outros espaços virtuais online, como servidores ou HDs, evita que as informações se percam.

Mas a apresentação das ferramentas tecnológicas que podem auxiliar o trabalho da secretaria escolar é assunto para o próximo tópico. Saiba mais informações a seguir!

Como utilizar a tecnologia para manter a organização?

Chegou o momento de listarmos algumas das ferramentas que podem otimizar as atividades dos funcionários na secretaria escolar. Neste tópico, vamos falar um pouco mais sobre o funcionamento de cada um desses recursos, bem como dos benefícios que eles podem trazer, quando utilizados corretamente.

Agenda online

Além das aulas e do período de férias, a escola conta com uma série de outras atividades em seu calendário ao longo do ano. Eventos como simulados, semanas de prova, datas comemorativas, festas, excursões e reuniões de pais devem ser devidamente agendados e comunicados.

Assim, a coordenação e os professores podem realizar os preparativos com antecedência, e os pais e alunos conseguem responder ao convite em tempo hábil — principalmente quando há a necessidade de autorização de responsáveis.

Nesse cenário, a agenda online facilita, pois você organiza a programação escolar, evitando que ocorra qualquer conflito de datas e horários ou mesmo que alguém deixe de ser informado. Além disso, ela pode ser sincronizada com as ferramentas de calendário e e-mail, que emitem alertas e lembretes antes de ocorrer cada evento registrado.

WhatsApp

O WhatsApp é um dos aplicativos mais utilizados em todo o mundo. Com a possibilidade de envio de mensagens instantâneas, imagens, vídeos e até mesmo a realização de ligações e videoconferências, ele se tornou uma excelente ferramenta de comunicação com baixo custo e resultados ágeis.

Por sua praticidade e multiplicidade de funções, o WhatsApp vem revolucionando também a comunicação da escola com os seus diferentes públicos. Ele pode ser usado para contactar os pais e o corpo docente, compartilhar comunicados ou mesmo realizar o agendamento de reuniões.

Skype

Anterior ao WhatsApp, o Skype ainda está em alta, sendo usado em diferentes ocasiões. Ele também pode ser uma ferramenta de comunicação instantânea com um bom custo-benefício para as escolas. Por meio dele, é possível enviar avisos, comunicados ou tirar dúvidas tanto de pais quanto dos colaboradores de forma rápida e com muita eficiência.

Outra vantagem é que, caso haja a necessidade de fazer uma reunião, seja com os coordenadores ou com os professores, o Skype possibilita a realização de chamadas em áudio e vídeo. Assim, além de reduzir os gastos com ligação, ele elimina a necessidade de deslocamento até a escola, possibilitando uma economia de tempo.

WeTransfer

Como realizar o envio ou compartilhamento de documentos mais pesados sem correr o risco de corrompê-los ou ultrapassar o limite suportado pelo e-mail? A resposta é simples: por meio de uma plataforma online de transmissão de arquivos.

Para utilizar essa ferramenta basta acessar o site do WeTransfer. Ao fazer o upload dos itens que deseja enviar, o destinatário já recebe em seu e-mail o link para o download. Tudo de maneira prática, segura e totalmente gratuita!

Softwares de gestão escolar

Atualmente, esse é um dos recursos mais úteis para a otimização do trabalho na secretaria escolar. Afinal, por meio de uma programação bem executada, é possível desenvolver plataformas personalizadas de acordo com o perfil e as necessidades de cada escola.

Além de reduzir o uso de papel e o espaço físico para o armazenamento de arquivos, os softwares de gestão escolar possibilitam que os profissionais da secretaria percam menos tempo com atividades burocráticas e executem suas funções de forma mais ágil. Isso ocorre porque eles garantem uma série de benefícios, tais como:

  • memória com capacidade para guardar um número maior de informações;
  • mais facilidade para cadastrar os dados de alunos, responsáveis e funcionários;
  • automatização de funções básicas como geração de boletins, históricos e certificados;
  • integração de informações e documentos da escola.

Outro ponto positivo é que, por meio do software de gestão escolar, os pais também conseguem ter acesso a diversas informações. Eles podem visualizar notas, faltas e horário de aulas, além de solicitar boletos, matrícula e tirar dúvidas — tudo sem a necessidade de comparecer à escola.

Saber como organizar a secretaria escolar é uma tarefa que exige atenção. Por isso, é importante que você avalie cuidadosamente as suas reais demandas, a fim de definir quais ações se aplicam melhor à realidade da sua escola.

Um bom planejamento, uma equipe engajada e o suporte da tecnologia farão com que esse processo se torne mais fácil. Coloque as nossas dicas em prática e comece a implementar as mudanças necessárias em sua escola o mais breve possível!

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6 dicas de como organizar a secretaria escolar
6 dicas de como organizar a secretaria escolar