Confira o passo a passo para criar seu plano de captação de alunos

Confira o passo a passo para criar seu plano de captação de alunos
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A cada volta às aulas, alunos, professores e escola devem se preparar. Afinal, com o começo de um novo ano ou semestre, todos retornam ao processo de aprendizagem e o estudante deve ser guiado e preparado para suas escolhas futuras.

Para que isso aconteça, a escola precisa alcançar os estudantes. Ou seja, é preciso aplicar um intenso e bem sucedido plano de captação de alunos.

Neste post, você vai entender por que a captação é tão importante para a escola, além de conferir o passo a passo para criar um plano eficiente e obter sucesso com os novos alunos. Boa leitura!

Plano de captação de alunos: por que é tão importante?

A escola é uma instituição cujo objetivo principal é promover a formação de pessoas, ajudando-as a desenvolver seus conhecimentos e habilidades, a fim de prepará-las para o futuro.

Para que possa cumprir essa missão, também é necessário pensar no desempenho comercial da instituição. Afinal, é esse aspecto que possibilita a sua existência e os recursos para fazer um bom trabalho.

Sendo assim, a cada semestre, chega o momento de se preparar para a chegada de novos alunos. Mas para isso, é imprescindível ter um bom plano de captação, que auxilia a equilibrar a quantidade de alunos necessária para a existência da escola, considerando a saída daqueles que se mudam ou se formam. Dessa forma, pode-se chegar a um resultado positivo.

O passo a passo para criar um plano de captação de alunos

O plano de captação é o que vai guiar cada ação da campanha para o novo semestre ou ano letivo. Sendo assim, ele deve ser feito com muito cuidado para que tenha o máximo de eficiência. A seguir, confira o passo a passo para criá-lo.

Defina seus objetivos

Antes de captar novos alunos, é preciso saber quantos eles devem ser. Isso porque a escola já conta com um certo número e tem uma determinada estrutura para eles. Portanto, se o objetivo é aumentar essa quantidade, é preciso também ter condições para mantê-la.

Sendo assim, é preciso definir o objetivo para o próximo período, considerando a rematrícula dos estudantes que já frequentam a escola.

Crie uma estratégia de divulgação

Em um mesmo semestre, todas as escolas da cidade e região estarão fazendo suas próprias campanhas. Por isso, é preciso preparar uma boa estratégia de divulgação para que a sua instituição de ensino chame a atenção dos pais dos alunos, que buscam as melhores escolas para seus filhos.

Nesse caso, é importante investir em visibilidade, adotando, inclusive, divulgações físicas, como:

  • banners;
  • outdoors;
  • visitas agendadas;
  • parcerias ou convênios com empresas da cidade;
  • campanhas de rádio ou TV.

Estipule metas para a equipe comercial

Para compreender se um plano de captação de alunos está sendo bem sucedido, é importante que a equipe comercial possa trabalhar com determinadas metas.

Dessa forma, é possível visualizar qual é a porcentagem alcançada em determinado período e verificar se as ações que estão sendo implementadas geram resultados positivos. Do contrário, seria necessário revê-las e entender mais a fundo o porquê de as matrículas esperadas não serem alcançadas.

Confira o passo a passo para criar seu plano de captação de alunos

Amplie a presença digital

Atualmente, um dos primeiros canais utilizados pelas pessoas para encontrar informações é a internet. Portanto, é fundamental que a sua presença digital seja ampliada, a fim de que a escola seja encontrada com mais facilidades pelos pais.

Nesse sentido, é importante atuar nas redes sociais usando todos os seus recursos. Para isso, vale também usar ferramentas de anúncios para um alcance ainda maior.

Outro ponto importante é que a escola possa ter seu próprio site, com todas as informações relevantes sobre a instituição, sua metodologia, fotos e vídeos sobre a infraestrutura, bem como um destaque para o período de matrículas.

Também é possível usar a estratégia de depoimentos, com pais e alunos que estudam ou já estudaram lá, para trabalhar o conceito de credibilidade e familiaridade na campanha.

Defina e aplique indicadores

Definir indicadores e aplicá-los no plano de captação de alunos é uma forma de também entender se cada estratégia implementada está dando certo. Nesse caso, eles ajudam tanto o time comercial quanto os setores de planejamento e atendimento. Confira alguns exemplos de indicadores:

  • pessoas que clicaram em um anúncio pago e entraram em contato;
  • mensagens recebidas por WhatsApp;
  • visualizações nas páginas e matrícula do site;
  • visitas concretizadas;
  • Net Promoter Score (NPS), que representa chances de recomendação;
  • Retorno Sobre o Investimento (ROI).

Foque nos diferenciais

Como dissemos, todas as outras escolas vão promover suas campanhas de captação no mesmo período. Portanto, é importante que os diferenciais da sua instituição sejam identificados e integrem o plano de captação de alunos. Assim, é possível criar campanhas únicas, que atraiam o interesse dos pais e revelem a essência da escola.

Diversifique os canais de comunicação

Como a pesquisa na internet por novas escolas é algo comum, é importante que a instituição ofereça diversos canais de comunicação para que os pais possam entrar em contato.  Isso porque eles podem não ter tempo de visitar pessoalmente várias escolas.

Portanto, ao pesquisar na internet, as famílias esperam conhecer a instituição de ensino e entrar em contato facilmente. Só após esclarecer as dúvidas é que a visita poderia ser o próximo passo.

Sendo assim, é importante que a escola tenha um time preparado, que atenda os pais por WhatsApp, site, telefone e até por aplicativo, oferecendo todas as informações de que precisam e se disponibilize a recebê-los caso tenham interesse.

Quando aplicar o plano de captação de alunos?

Geralmente, quando pensamos em prazos, o plano de captação de alunos tem um foco maior nos períodos de transição de um semestre para outro — ou seja, no mês de julho e no começo de um novo ano letivo, em dezembro e janeiro. Porém, esta é só uma das partes importantes. Afinal, esse plano pode ter ações para funcionar o ano todo.

Sendo assim, como não existem regras e cada escola deve atuar conforme a sua realidade e planejamento, um exemplo de estrutura seria:

  • implementar períodos de rematrículas com incentivos para os alunos que já estudam no colégio, em semanas determinadas um pouco antes e no final de cada semestre;
  • começar as campanhas para captar novos alunos depois desse prazo, focando esforços nos meses de férias;
  • ao longo do ano, estar disponível para a captação de alunos e focar estratégias em fortalecer o relacionamento com os estudantes e seus pais, a fim de que a rematrícula ocorra rapidamente, logo que for aberta.

O plano de captação de alunos é uma boa forma de posicionar a escola nos períodos de matrícula entre semestres e no novo ano letivo. Mas para que seja bem sucedido, é importante investir em estratégias eficientes.

Além disso, construir um bom relacionamento com alunos já captados é fundamental para que a rematrícula seja eficiente, mantendo o aluno na escola por anos. Para isso, investir no contato com a família, produzir conteúdo de interesse e promover um ensino de qualidade é fundamental para que a escola seja vista com valor.

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