Como organizar o processo de matrícula da escola?

Como organizar o processo de matrícula da escola?
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O processo de matrícula da escola é vital para o sucesso da gestão. Isso porque é com base nos dados levantados por meio dele que será possível construir o seu planejamento financeiro e escolar para o ano letivo seguinte. Nesse sentido, organizar todas as questões referentes às matrículas é imprescindível para manter a casa em ordem.

Do número de vagas disponíveis ao prazo de encerramento, todos os aspectos relacionados à campanha de matrículas devem ser previamente definidos. Porém, com a correria do dia a dia e o foco voltado para o ensino-aprendizagem dos alunos, nem sempre as escolas se preparam corretamente para esse momento. Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, vamos mostrar qual é a melhor forma de organizar o processo de matrícula da sua instituição de ensino e evitar transtornos. Confira!

Qual a importância de organizar o processo de matrículas da escola?

É preciso que o gestor escolar tenha em mente que o resultado do processo de matrículas será uma ferramenta indispensável para a orientação da sua gestão. Afinal, a partir dos números observados referentes aos alunos que entraram ou saíram da escola, pode-se analisar se há a necessidade de abrir novas classes e elaborar projetos que contemplem todos os discentes.

Se a escola não sabe com exatidão quantos novos alunos chegaram, possivelmente terá dificuldades para realizar a distribuição de turmas. Sem falar que a falta de organização quanto aos prazos e documentos exigidos para a matrícula pode causar transtorno e descontentamento para os pais e responsáveis. O controle adequado sobre esse processo também permite que você tenha uma estimativa das suas finanças para o próximo ano e, assim, possa estabelecer um controle maior sobre elas.

Como organizar o processo de matrícula na prática?

A organização da matrícula vai muito além de convocar as famílias ou divulgar os seus serviços para atrair novos estudantes. Antes disso, a equipe responsável pelo processo precisa definir como cada ação será executada, o que inclui desde preparar os contratos até realizar eventos especiais para otimizar as matrículas. Veja quais são as melhores dicas para organizar o processo de matrículas de modo mais efetivo.

Prepare os contratos

Toda prestação de serviço é regida por um contrato, e na área da educação não é diferente. O contrato de prestação de serviços educacionais caracteriza-se como o documento que firma a relação jurídica entre a escola e as famílias contratantes, tendo como finalidade amparar ambas as partes.

Anualmente, a equipe jurídica da instituição de ensino deve rever o contrato e analisar se as cláusulas e informações que o compõem correspondem às suas necessidades e objetivos ou devem ser atualizadas. Além disso, os dados associados a datas e valores também devem ser alterados para evitar equívocos.

Determine o preço dos serviços educacionais

O preço dos serviços educacionais varia conforme a inflação, logo, deve ser reajustado anualmente. Contudo, esse não é um fator definitivo, visto que o valor da mensalidade também é determinado de acordo com o total de alunos matriculados, além de considerar os seus custos operacionais durante o ano e previsão de lucros.

Nessa etapa, deve-se considerar as condições de preço previstas pela Lei nº 9.870, que determina que os pais têm o compromisso de pagar uma anuidade, cuja forma de quitação pode ocorrer de formas diferentes. Normalmente, as instituições de ensino parcelam o valor em 13 vezes, sendo que uma parcela se refere à matrícula escolar e as outras 12 caracterizam as mensalidades.

Realize eventos especiais

Se a sua escola costuma oferecer bolsa de estudos ou descontos, o gestor também deve se preocupar com a realização dos eventos voltados para essa questão, como concursos para bolsas ou provas de seleção. O número de bolsas integrais ou de descontos concedidos tem que estar em conformidade com a realidade da instituição, recursos disponíveis e demandas por vagas.

Crie um cronograma

Todas as etapas do processo de matrículas devem estar pautadas por um cronograma, que ajuda a orientar os colaboradores da escola e os próprios familiares sobre o período em que terão que se encaminhar até o local para adquirir ou renovar o serviço.

Após determinar quais são as condições de preço do próximo ano letivo e divulgá-las às famílias, a instituição de ensino deve dar um prazo de 45 dias para a realização da matrícula.

Partindo do princípio de que os alunos atuais têm prioridade para a rematrícula, a abertura para a matrícula de novos estudantes deve acontecer apenas depois do término do prazo de 45 dias, o que impede que quem já faça parte da escola corra o risco de ficar sem a sua vaga. Lembre-se de divulgar todas as datas com antecedência em todos os seus canais de comunicação.

Avalie o número de novas vagas

Outro ponto relevante é que a escola tem que avaliar qual número de vagas poderá ofertar aos novos alunos. De nada adianta disponibilizar muitas vagas, se não houver estrutura para atender a esse público, tendo em vista que as turmas devem respeitar um limite de alunos.

Essa estimativa é feita com base na quantidade de alunos que deverão fazer a rematrícula, bem como aqueles que estão deixando a instituição de ensino porque concluíram os seus estudos. Desse modo, será possível saber quantas novas vagas podem ser abertas sem comprometer a sua qualidade de ensino.

Documente e arquive todo o processo

Por último, a equipe da secretaria da escola, que faz a efetuação da matrícula, deve ser orientada a documentar e arquivar todo o processo, já que ele envolve documentos que servem de respaldo para eventuais questionamentos no futuro.

É altamente recomendado digitalizar os documentos e armazená-los por meio da computação em nuvem para que não ocupem espaço físico e, assim, possam ser mantidos por anos, já que a instituição pode ser alvo de uma auditoria em algum momento e pode precisar deles.

Como ter uma gestão de matrículas mais eficiente?

Um erro bastante comum entre as escolas é deixar para se preocupar com a matrícula apenas no mês em que esta ocorre, fazendo com que trabalhem com um prazo apertado e possibilitando o cometimento de erros. Para evitar esse problema, deve-se fazer uma gestão de matrículas eficiente, que considere recursos que otimizam o processo e o preparo dos profissionais que o executarão. Saiba quais são as melhores práticas para melhorar esse processo na instituição de ensino.

Revise a matrícula escolar dos últimos anos

Entender o que a escola fez de certo e errado nos processos de matrícula anteriores é essencial para não errar no futuro. Dito isso, faça uma análise do seu último planejamento, dificuldades encontradas, resultados obtidos, número de rematrículas realizadas e conversão de novas matrículas.

Com essas informações em mãos, você terá mais facilidade para construir o planejamento de matrículas atual. Também é indicado fazer uma pesquisa com as famílias questionando o que gostaram ou não em relação às matrículas passadas, solicitando sugestões de melhoria.

Prepare a sua equipe

O período de matrícula requer um trabalho intenso por parte da secretaria da escola e qualquer falha por resultar na desistência de uma família. Por isso, prepare a equipe desse departamento para auxiliar os responsáveis e alunos da melhor maneira possível, além de disponibilizar um espaço adequado para que todos sejam recebidos de uma maneira confortável.

Adote ferramentas tecnológicas

A adoção da tecnologia é uma grande aliada para o processo de matrículas. Com um software de gestão, por exemplo, a escola tem a possibilidade mensurar o desempenho das rematrículas e matrículas do período anterior, além de agilizar o processo ao oferecer a opção de rematrícula on-line para os pais que buscam praticidade.

Invista em marketing

Captar novos alunos e reter aqueles que já estão matriculados é de extrema importância para o equilíbrio financeiro da escola. E isso pode ser feito a partir de uma campanha de marketing com ações específicas para esses dois públicos, que estejam devidamente alinhadas ao perfil de aluno atendido pela instituição de ensino.

Ao se organizar antecipadamente para o processo de matrícula, a escola consegue prestar um serviço de qualidade e que transmita para as famílias o cuidado que ela tem com os seus alunos. Com as dicas citadas aqui, também é possível evitar erros que possam interferir na decisão dos pais e responsáveis, o que contribui para mantê-los plenamente satisfeitos e fidelizados.

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