Rematrícula: como preparar a escola para este período

Rematrícula: como preparar a escola para este período
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O processo de rematrícula é um dos maiores desafios das instituições escolares no contexto da pós-pandemia. Para atingir maior retenção dos alunos, é fundamental que a escola elabore estratégias e ações específicas que sejam direcionadas para a captação educativa.

No entanto, é preciso entender quais são os motivos pelos quais os estudantes abandonam ou deixam de comparecer e participar das aulas. Tendo uma visão ampla da situação e das dificuldades de aprendizagem, a direção pode direcionar melhor seus investimentos e agir diretamente no enfrentamento da evasão.

Ficou interessado no assunto? Então, acompanhe o artigo e veja dicas para saber como preparar a sua escola para o período de rematrícula, obtendo sucesso na empreitada!

Qual a importância do processo de rematrícula?

No atual cenário de pandemia, garantir que o processo de rematrícula ocorra na escola é tão importante quanto o momento da matrícula. Nesse sentido, a coordenação de ensino deve agilizar a execução das ações e estratégias antes do fim do ano letivo, impedindo, assim, a perda de recursos e o prejuízo financeiro.

Até mesmo porque, quando a rematrícula não é bem planejada, ela pode acabar afetando negativamente a gestão da inadimplência escolar. Portanto, promover melhorias na administração e na qualidade da educação ofertada deve ser uma das prioridades no topo da lista dos diretores.

Contando com um sistema organizacional, por exemplo, é possível aumentar a eficiência dos processos e reforçar a reputação da escola no mercado educativo. Com isso, fica mais simples controlar as finanças e os dados, e ter maior controle e previsibilidade sobre as informações relativas ao processo de ensino-aprendizagem.

Como a escola pode se preparar para o período de rematrícula?

Uma dúvida recorrente das instituições escolares é, justamente, como se adequar e se preparar da melhor forma para ter sucesso no período de rematrícula. Existem inúmeras maneiras de realizar a tarefa e o ideal é que a equipe de colaboradores seja treinada e capacitada para dar conta da alta demanda de atividades que fazem parte da rotina da secretaria.

Inclusive, um dos maiores erros nesse momento é tornar o processo demorado e burocrático, a ponto de gerar insatisfações e desistências para quem pretende adquirir a matrícula. Assim, é fundamental organizar bem os prazos e criar datas específicas para a admissão e rematrícula dos estudantes.

A organização gera maior agilidade no processo e demonstra que a escola se preocupa em oferecer um atendimento de qualidade aos alunos e seus familiares. A seguir, confira outras dicas valiosas para se preparar adequadamente para o período de rematrícula.

Forneça treinamento para a equipe

Contar com uma equipe bem treinada e alinhada com os objetivos da instituição de ensino é um passo primordial para atingir a melhora do processo de rematrícula. Portanto, o diretor deve fornecer treinamento especializado para a equipe responsável pelo trabalho, até mesmo para que consiga gerenciar melhor os serviços da secretaria.

Quando os colaboradores atuam em conjunto, é possível transmitir agilmente as informações e atender às necessidades apresentadas pelos estudantes e seus responsáveis. É assim que se estabelece um relacionamento de confiança, duradouro e que oferece maiores chances de permanência dos alunos.

Utilize plataformas tecnológicas

Atualmente, existem uma série de plataformas tecnológicas que podem automatizar e simplificar todo o processo de rematrícula. Com as ferramentas, a instituição de ensino tem uma grande oportunidade de interferir positivamente e estabelecer uma relação mais personalizada e próxima dos estudantes.

A tecnologia na educação oferece inovações e promove uma série de melhorias no processo de aprendizagem. O ideal é que a coordenação treine o corpo docente e ofereça plataformas intuitivas e funcionais para conseguir suprir o repasse dos conhecimentos da melhor forma.

Otimize a comunicação com os pais ou responsáveis

Ter um canal oficial de comunicação para atender aos pais ou responsáveis pelos estudantes, também é imprescindível para garantir maior retorno nas rematrículas. Por meio do suporte, as famílias podem tirar dúvidas, enviar sugestões e dialogar com a secretaria sobre valores das mensalidades, por exemplo.

Além disso, ainda é possível emitir boletos, apresentar o cronograma de atividades do ano letivo e falar sobre todas as informações necessárias para que o aluno consiga se rematricular. Tudo isso transparece a preocupação da escola na busca por soluções que sejam eficazes tanto para a retenção e captação quanto para a permanência no ambiente de ensino.

Cuide do registro e segurança dos dados dos alunos

Com a intensa disponibilidade de dados dos usuários na internet, realizar um registro mais cuidadoso e tratar com segurança as informações dos estudantes, é mais que necessário para garantir o sigilo das famílias e de seus filhos.

A organização ainda agrega agilidade para o processo de rematrícula e demonstra que a instituição escolar se preocupa com os serviços ofertados à comunidade acadêmica. O contrato, por exemplo, deve ser especificado com datas, valores, entre outras informações, devendo estar sempre bem protegido para permanecer livre de ameaças de hackers ou de crimes cibernéticos.

Ofereça melhores opções de pagamento

Antes de cancelar um contrato de matrícula, o mais indicado é que a secretaria avalie cada caso individualmente e seja flexível para manter o aluno na instituição de ensino. Sendo assim, a direção pode oferecer melhores opções de pagamento, descontos e até bolsas de estudo, permitindo que ocorra a retenção e captação escolar.

As condições de preços das parcelas das mensalidades devem estar fixadas de acordo com a lei, sendo calculadas sempre com base na quantidade de matrículas já existentes. Geralmente, os serviços educativos são reajustados anualmente por conta da inflação, no entanto, esse não deve ser o único fator considerado no momento de desligar um estudante.

Disponibilize o processo de rematrícula online

Uma boa notícia é que todo o processo de rematrícula pode ser feito online por meio de sistemas inteligentes de gestão que reúnem todas as informações e condições da escola. Além de ter maior alcance, a instituição de ensino ainda garante maior facilidade na inscrição dos cursos e serviços ofertados.

A estratégia também é eficaz para reter os alunos antes mesmo dos concorrentes entrarem na temporada de captação. Antecipando esse momento, portanto, é possível sair na frente da concorrência e fechar novas oportunidades de matrículas.

Certamente, o contexto fora do comum instituído pela pandemia do novo coronavírus pode representar uma série de desafios para as escolas. Mesmo que se adequar à realidade não seja nada simples, é preciso se dedicar de maneira redobrada para superar e sair mais fortalecido após o período de crise.

Por isso, garantir que o processo de rematrícula ocorra sem dificuldades para os alunos e seus responsáveis é vital para manter os bons índices de captação e retenção na instituição de ensino. Assim, a direção deve atuar no sentido de prover as necessidades e as demandas dos estudantes, contribuindo para que eles possam se dedicar com maior engajamento e motivação aos estudos.

Gostou do conteúdo? Aproveite a visita e saiba também como lidar com a situação de inadimplência escolar em momentos de crise!

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